Más allá de los tecnicismos en la selección del Capital Humano para un Proyecto
Introducción
Una de los desafíos más exigentes de un director de proyecto es definir el perfil de los miembros de su equipo y luego seleccionar el capital humano idóneo para satisfacer los requisitos de los perfiles establecidos.
Es por esto que enmarcado en esta necesidad se desarrolla el presente ensayo con la finalidad de evaluar que involucra este proceso y cuáles son los factores importantes que hay que tener en consideración para hacer de este un proceso exitoso. El principal reto para el gerente de proyectos es sin duda adquirir el personal más competente, íntegro, con las mayores habilidades, competencias, conocimientos y destrezas para la ejecución de las asignaciones del proyecto
Expresado lo anterior, un puesto de trabajo esta compuesto por una serie de lineamientos, donde se debe analizar mediante un proceso sistemático que consiste en determinar las habilidades, competencias, deberes y conocimientos requeridos para desempeñar trabajos específicos en una organización. Listo el análisis del puesto se obtiene como salida la descripción del puesto, lo cual va estar complementado por las especificaciones y diseño del mismo, para así obtener las entradas para el proceso de reclutamiento, donde al final de este se realiza la selección del personal. En donde las habilidades del gerente son cruciales para el éxito de las contrataciones o adquisiciones sean internas o externas a la organización.
La competitividad en que se desenvuelve el mercado laboral en la actualidad, hace que la mayoría de los mejores recursos ya estén empleados, y si están disponibles pueda que se requiera de un alto precio para su contratación, lo que puede dejarlos fuera del alcance del costo previsto. Por lo que ha enmarcado a dicho proceso en un sistema de mejoramiento continuo que garantice la selección adecuada del personal idóneo para laborar en los Proyectos.
El éxito de un proyecto está comprendido por diversos detalles, entre estos el equipo que lo compone, por lo tanto seleccionar a la persona adecuada para un puesto de trabajo requiere tiempo y esfuerzo. No es un proceso que debe hacerse sin un debido análisis de competencias y habilidades necesarias. Este ensayo esta realizado desde mi perspectiva, que aunque he estado inmerso en muchos procesos de selección, no soy especialista en el tema, por lo tanto existe esa limitante en el alcance conceptual del mismo.
Desarrollo
El
inicio.
El
gestionar los recursos humanos en un
Proyecto no puede tratarse simplemente como una tarea aislada de contratación y búsqueda
de personal, el gerente de proyectos debe percibir los recursos humanos como un
sistema integrado de interrelaciones, dicho sistema estará conformado por personas, no números, que son
miembros importantes dentro de la empresa y para el proyecto.
Una
adecuada contratación de personal tanto externa como interna, podrá potenciar
cada una de las funciones que se ejecuten en los diversos puestos, impulsando
así al equipo hacia el éxito. El mejor gerente con el mejor equipo estará más
cerca de las metas y de concluir proyectos de calidad.
La gran interrogante.
Ahora
bien dicho lo anterior ¿Qué debe de tener un proceso eficiente de reclutamiento,
selección y contratación de personal? La respuesta a este cuestionamiento va a
estar sustentada, en un análisis correcto de acuerdo con los diferentes
escenarios a los que se va enfrentar el Director de Proyectos, empezando por el
hecho de que un Proyecto es un esfuerzo temporal, lo que significa que tiene un inicio
y un fin, por lo tanto va a enfrentarse a una restricción de tiempo que debe
cumplirse, lo que conlleva que debe de partir bajo la premisa de que debe de
contar con el mejor personal posible para asumir la precitada premisa y que no
incurra en retrasos.
Pero
será posible contar siempre con el mejor personal posible, definitivamente esto
no es cierto, entonces estamos ante el mayor desafío contra el que se enfrenta
el Director del Proyecto, si partimos del hecho de que el recurso humano es el
activo mas valioso con que cuenta el Proyecto.
Para
obtener un excelente personal, se debe tener un presupuesto alto, lo que nos
lleva a que de darse el hecho contrario o sea un presupuesto restringido, no se podrá contar entonces con el mejor personal, lo cual
puede afectar la calidad o el cronograma,
ampliando el riesgo, ocasionando entonces que si la calidad y el tiempo son afectados en forma
importante, se tendrá entonces que
aumentar el presupuesto para adquirir al mejor personal, entrando en un circulo
no muy sano.
Pero
el presupuesto y el tiempo son solo una
de tantas condicionantes a las que debe de enfrentarse el Gerente de Proyectos
en el desafío de seleccionar el personal idóneo, hay otros como los aspectos
organizacionales, donde el tipo de organización va influir directamente en el
proceso y la forma de elegir los recursos, en una Organización Proyectizada por
ejemplo va a existir una competencia
amplísima para la adquisición de
recursos por parte de los diferentes Gerentes de otros Proyectos, y quien sea
el mejor negociador se va dejar los mejores recursos, en tanto en una
Organización Funcional o Matricial, se deberá contar no solo con excelentes
condiciones de negociación sino con un enorme apoyo del patrocinador en las
Funcionales y una combinación de ambos en la Matricial.
Los diferentes factores a considerar.
En
muchas situaciones, la cultura de la organización se convierte en un
determinante fundamental a considerar a la hora de elegir o trasladar los
recursos ya que sin una consideración oportuna de la misma puede causar que una
supuesta buena elección se convierta en una mala elección.
Anteriormente
citábamos al Patrocinador, que también puede convertirse en un factor clave, en
el tanto que su apoyo se convierta en una exigencia, como muchas veces pasa
donde el mismo le exige a un Gerente de Proyectos que asuma un Proyecto con el
personal impuesto, en estas situaciones el Gerente de Proyectos debe evaluar las
capacidades y competencias del personal mostrando firmeza para comunicar las
deficiencias del equipo facilitado.
A
todo lo anterior hay que adicionarle no solo el conocimiento y las destrezas
técnicas sino también las destrezas interpersonales y el comportamiento, es
decir: las competencias.
Por
lo que se vuelve fundamental que el Gerente de Proyectos defina eficientemente
el perfil de puesto de cada uno de los miembros de su futuro equipo de trabajo
incluyendo todos los aspectos anteriores.
Para
valorar conocimiento y destrezas existen muchos métodos y herramientas las
cuales no deben de convertirse en ningún problema para la elección, pero en
cambio seleccionar y encontrar otras
habilidades en los miembros clave de su
equipo se vuelve fundamental para el éxito de la selección y del proyecto en si
mismo como lo son; comunicación efectiva
y asertiva, capacidad para motivar y auto motivarse, el liderazgo
situacional, proactividad, empatía, trabajo
en equipo, entre muchas otras, valorando que las conductas de cada uno articulen entre sí y no sean
fuente de conflictos. Actualmente las redes sociales son muy utilizadas para
unir a los empleadores y los futuros recursos. Estas cuentan con gran cantidad
de información con respecto a los solicitantes y son inmensas bases de datos
accesibles sin costo alguno.
El
seleccionar el personal para el proyecto, tanto el interno como el externo,
nunca va ser un trabajo fácil para el Gerente
de Proyectos por el contario el proceso de adquisición del recurso humano para
el proyecto, está y estará siempre colmado de enormes desafíos causados por diferentes
aspectos, como lo son los aspectos de la organización, culturales, intrínsecos
y externos. No existe una fórmula única para el éxito en la selección, pero sí
un conjunto de buenas prácticas y habilidades que el Gerente Proyectos debe
desarrollar para poder confrontar los desafíos en la elección del personal
idóneo o eficiente para un proyecto.
Conclusiones
El proceso integral de la selección del personal para un Proyecto, debe
ser determinado considerando el tipo de organización en que se desarrolle el
proyecto, ya sea Funcional, Matricial u orientada a Proyectos. Es
muy importante el apoyo que se pueda obtener el Gerente de Proyectos del
Patrocinador, ya que esto potenciara la tarea de reclutamiento, enmarcado en el tipo
de organización en que se desarrolle.
Los procesos de selección de personal deben verse
siempre en forma integral, teniendo presente que generalmente se presentan desafíos
causados por aspectos externos e intrínsecos de los implicados y propios de la
Organización. Es necesario tener claro que no existe una receta única en un
contexto de selección, no obstante, existe todo un conjunto de buenas prácticas
y habilidades en los procesos de selección que el Gerente de Proyectos debe conocer, afrontar y
desarrollar de modo que logre enfrentar satisfactoriamente los desafíos que
surgirán en todo proceso de adquisición del recurso humano.
Las destrezas gerenciales son fundamentales y necesarias en
cualquier proceso de selección de
personal, la negociación, el liderazgo, la motivación, la asertividad, la
empatía, la confianza, la comunicación efectiva y asertiva así como el trabajo en equipo, son decisivos
para lograr la misión primordial del proceso que es adquirir el mejor equipo
del proyecto.
El reclutamiento lo puede hacer el Gerente de Proyectos, un equipo de
confianza, o bien una empresa externa dedicada a la selección de recursos
humanos, pero nunca el Gerente de Proyectos puede dejar de supervisar y aprobar
las contrataciones o selecciones de personal.
Gerenciar un
proyecto es un proceso donde decisivamente se debe equilibrar las restricciones
antepuestas, entre las principales, recursos, presupuesto, alcance, calidad y
riesgo, por lo que normalmente, si alguna de estas cambia, es muy probable que al menos otra se
vea afectada, partiendo de este hecho se vuelve imponderable el contar con el mejor personal posible, para
afrontar de la mejor manera posible el balance entre las restricciones. La selección del personal basado
en competencias, es un método que permite enfocar los esfuerzos en la búsqueda
de ese personal lo que ayudaría al Director de Proyecto en la búsqueda del
balance de las restricciones de tiempo, costo y alcance. Para
crear un modelo de gestión por competencias es necesario identificar los
perfiles propios para cada puesto de trabajo y
las competencias que sean consideradas como deseables para el mismo.
El
director de proyecto debe de contar con
las habilidades necesarias y que las mismas fluyan para poder llevar a buen fin todos lo procesos
mencionados, pero fundamental en todos
los procesos y principalmente en la selección que se de una buena negociación
entre los gerentes funcionales y los miembros del equipo incluyendo al director
de proyecto, especialmente cuando se trata de una Organización Matricial en
cualquiera de sus versiones, dado que el director de proyecto debe apoyarse con
los departamentos de servicio y funcionales para obtener los mejores resultados
en cada uno de los procesos de selección.
El Gerente de
Proyectos debe conocer a fondo la Organización para la cual se promueve el
proyecto, su cultura, factores ambientales, activos organizacionales, salarios, factores motivacionales, procesos
internos y externos de contratación, requisitos legales y otros no mencionados
hacen que cada empresa tenga peculiaridades en la selección de su Capital
humano factores fundamentales que todo gerente del proyecto debe de conocer
para poder ser exitoso en la selección de los recursos.
Finalmente aún después de todo lo anterior, no
existe garantía de éxito en dotar de recursos a un Proyecto, siempre va existir
un grado de incertidumbre asociada, podemos a través de las buenas prácticas
disminuir dicha incertidumbre, pero en cada Gerente de Proyecto exitoso vive un
componente único que se complementa con las diferentes herramientas para lograr
los objetivos planteados, ¿Esta en su ADN dicho
componente?
Bibliografía
PMI. (2008). A Guide to the Project Management Body of
Knowledge (PMBOK Guide). Project Management
Institute. Pennsylvania.
