Más allá de los tecnicismos en la selección del Capital Humano para un Proyecto

Introducción

Una de los desafíos más exigentes de un director de proyecto es definir el perfil de los miembros de su equipo y luego seleccionar el capital humano idóneo para satisfacer los requisitos de los perfiles establecidos.

Es por esto que enmarcado en esta necesidad se desarrolla el presente ensayo con la finalidad de evaluar que involucra este proceso y cuáles son los factores importantes que hay que tener en consideración para hacer de este un proceso exitoso. El principal reto para el gerente de proyectos es sin duda adquirir el personal más competente, íntegro, con las mayores habilidades, competencias, conocimientos y destrezas para la ejecución de las asignaciones del proyecto

Expresado lo anterior, un puesto de trabajo esta compuesto por una serie de lineamientos, donde se debe analizar mediante un proceso sistemático que consiste en determinar las habilidades, competencias, deberes y conocimientos requeridos para desempeñar trabajos específicos en una organización. Listo el análisis del puesto se obtiene como salida la descripción del puesto, lo cual va estar complementado por las especificaciones y diseño del mismo, para así obtener las entradas para el proceso de reclutamiento, donde al final de este se realiza la selección del personal. En donde las habilidades del gerente son cruciales para el éxito de las contrataciones o adquisiciones sean internas o externas a la organización.

La competitividad en que se desenvuelve el mercado laboral en la actualidad, hace que la mayoría de los mejores recursos ya estén empleados, y si están disponibles pueda que se requiera de un alto precio para su contratación, lo que puede dejarlos fuera del alcance del costo previsto. Por lo que ha enmarcado a dicho proceso en un sistema de mejoramiento continuo que garantice la selección adecuada del personal idóneo para laborar en los Proyectos.
El éxito de un proyecto está comprendido por diversos detalles, entre estos el equipo que lo compone, por lo tanto seleccionar a la persona adecuada para un puesto de trabajo requiere tiempo y esfuerzo. No es un proceso que debe hacerse sin un debido análisis de competencias y habilidades necesarias. Este ensayo esta realizado desde mi perspectiva, que aunque he estado inmerso en muchos procesos de selección, no soy especialista en el tema, por lo tanto existe esa limitante en el alcance conceptual del mismo.

 

Desarrollo

El inicio.

El gestionar  los recursos humanos en un Proyecto no puede tratarse simplemente  como una tarea aislada de contratación y búsqueda de personal, el gerente de proyectos debe percibir los recursos humanos como un sistema integrado de interrelaciones, dicho sistema estará  conformado por personas, no números, que son miembros importantes dentro de la empresa y para el proyecto.

Una adecuada contratación de personal tanto externa como interna, podrá potenciar cada una de las funciones que se ejecuten en los diversos puestos, impulsando así al equipo hacia el éxito. El mejor gerente con el mejor equipo estará más cerca de las metas y de concluir proyectos de calidad.

 

La gran interrogante.

 

Ahora bien dicho lo anterior ¿Qué debe de tener un proceso eficiente de reclutamiento, selección y contratación de personal? La respuesta a este cuestionamiento va a estar sustentada, en un análisis correcto de acuerdo con los diferentes escenarios a los que se va enfrentar el Director de Proyectos, empezando por el hecho de que un Proyecto es un esfuerzo  temporal, lo que significa que tiene un inicio y un fin, por lo tanto va a enfrentarse a una restricción de tiempo que debe cumplirse, lo que conlleva que debe de partir bajo la premisa de que debe de contar con el mejor personal posible para asumir la precitada premisa y que no incurra en retrasos.

Pero será posible contar siempre con el mejor personal posible, definitivamente esto no es cierto, entonces estamos ante el mayor desafío contra el que se enfrenta el Director del Proyecto, si partimos del hecho de que el recurso humano es el activo mas valioso con que cuenta el Proyecto.

Para obtener un excelente personal, se debe tener un presupuesto alto, lo que nos lleva a que de darse el hecho contrario o sea un presupuesto  restringido, no se podrá  contar entonces con el mejor personal, lo cual puede afectar la calidad  o el cronograma, ampliando el riesgo, ocasionando entonces  que si la  calidad y el tiempo son afectados en forma importante, se tendrá entonces  que aumentar el presupuesto para adquirir al mejor personal, entrando en un circulo no muy sano.

Pero el presupuesto y el tiempo son solo  una de tantas condicionantes a las que debe de enfrentarse el Gerente de Proyectos en el desafío de seleccionar el personal idóneo, hay otros como los aspectos organizacionales, donde el tipo de organización va influir directamente en el proceso y la forma de elegir los recursos, en una Organización Proyectizada por ejemplo  va a existir una competencia amplísima  para la adquisición de recursos por parte de los diferentes Gerentes de otros Proyectos, y quien sea el mejor negociador se va dejar los mejores recursos, en tanto en una Organización Funcional o Matricial, se deberá contar no solo con excelentes condiciones de negociación sino con un enorme apoyo del patrocinador en las Funcionales y una combinación de ambos en la Matricial.

Los diferentes factores a considerar.

 

En muchas situaciones, la cultura de la organización se convierte en un determinante fundamental a considerar a la hora de elegir o trasladar los recursos ya que sin una consideración oportuna de la misma puede causar que una supuesta buena elección se convierta en una mala elección.   

Anteriormente citábamos al Patrocinador, que también puede convertirse en un factor clave, en el tanto que su apoyo se convierta en una exigencia, como muchas veces pasa donde el mismo le exige a un Gerente de Proyectos que asuma un Proyecto con el personal impuesto, en estas situaciones  el Gerente de Proyectos debe evaluar las capacidades y competencias del personal mostrando firmeza para comunicar las deficiencias del equipo facilitado.

A todo lo anterior hay que adicionarle no solo el conocimiento y las destrezas técnicas sino también las destrezas interpersonales y el comportamiento, es decir: las competencias.

Por lo que se vuelve fundamental que el Gerente de Proyectos defina eficientemente el perfil de puesto de cada uno de los miembros de su futuro equipo de trabajo incluyendo todos los aspectos anteriores.

Para valorar conocimiento y destrezas existen muchos métodos y herramientas las cuales no deben de convertirse en ningún problema para la elección, pero en cambio seleccionar y encontrar  otras habilidades  en los miembros clave de su equipo se vuelve fundamental para el éxito de la selección y del proyecto en si mismo como lo son;  comunicación efectiva y asertiva, capacidad para motivar y auto motivarse, el liderazgo situacional,  proactividad, empatía, trabajo en equipo, entre muchas otras, valorando que las conductas de cada uno articulen entre sí y no sean fuente de conflictos. Actualmente las redes sociales son muy utilizadas para unir a los empleadores y los futuros recursos. Estas cuentan con gran cantidad de información con respecto a los solicitantes y son inmensas bases de datos accesibles sin costo alguno.

El seleccionar el personal para el proyecto, tanto el interno como el externo, nunca va ser un trabajo fácil para el  Gerente de Proyectos por el contario el proceso de adquisición del recurso humano para el proyecto, está y estará siempre  colmado de enormes desafíos causados por diferentes aspectos, como lo son los aspectos de la organización, culturales, intrínsecos y externos. No existe una fórmula única para el éxito en la selección, pero sí un conjunto de buenas prácticas y habilidades que el Gerente Proyectos debe desarrollar para poder confrontar los desafíos en la elección del personal idóneo o eficiente para un proyecto.

 

Conclusiones

El proceso integral de la selección del personal para un Proyecto, debe ser determinado considerando el tipo de organización en que se desarrolle el proyecto, ya sea Funcional, Matricial u orientada a Proyectos. Es muy importante el apoyo que se pueda obtener el Gerente de Proyectos del Patrocinador, ya que esto potenciara  la  tarea de reclutamiento, enmarcado en el tipo de organización en que se desarrolle.

Los  procesos de selección de personal deben verse siempre en forma integral, teniendo presente que generalmente se presentan desafíos causados por aspectos externos e intrínsecos de los implicados y propios de la Organización. Es necesario tener claro que no existe una receta única en un contexto de selección, no obstante, existe todo un conjunto de buenas prácticas y habilidades en los procesos de selección que el  Gerente de Proyectos debe conocer, afrontar y desarrollar de modo que logre enfrentar satisfactoriamente los desafíos que surgirán en todo proceso de adquisición del recurso humano.

Las destrezas gerenciales son fundamentales y necesarias en cualquier  proceso de selección de personal, la negociación, el liderazgo, la motivación, la asertividad, la empatía, la confianza, la comunicación efectiva y asertiva  así como el trabajo en equipo, son decisivos para lograr la misión primordial del proceso que es adquirir el mejor equipo del proyecto.

El reclutamiento lo puede hacer el Gerente de Proyectos, un equipo de confianza, o bien una empresa externa dedicada a la selección de recursos humanos, pero nunca el Gerente de Proyectos puede dejar de supervisar y aprobar las contrataciones o selecciones de personal.

Gerenciar un proyecto es un proceso donde decisivamente  se debe equilibrar las restricciones antepuestas, entre las principales, recursos, presupuesto, alcance, calidad y riesgo, por lo que normalmente, si alguna de estas  cambia, es muy probable que al menos otra se vea afectada, partiendo de este hecho se vuelve imponderable  el contar con el mejor personal posible, para afrontar de la mejor manera posible el balance entre las restricciones. La selección del personal basado en competencias, es un método que permite enfocar los esfuerzos en la búsqueda de ese personal lo que ayudaría al Director de Proyecto en la búsqueda del balance de las restricciones de tiempo, costo y alcance. Para crear un modelo de gestión por competencias es necesario identificar los perfiles propios para cada puesto de trabajo y  las competencias que sean consideradas como deseables para el mismo.

El director de proyecto debe de  contar con las habilidades necesarias y que las mismas fluyan  para poder llevar a buen fin todos lo procesos mencionados, pero fundamental  en todos los procesos y principalmente en la selección que se de una buena negociación entre los gerentes funcionales y los miembros del equipo incluyendo al director de proyecto, especialmente cuando se trata de una Organización Matricial en cualquiera de sus versiones, dado que el director de proyecto debe apoyarse con los departamentos de servicio y funcionales para obtener los mejores resultados en cada uno de los procesos de selección.

El Gerente de Proyectos debe conocer a fondo la Organización para la cual se promueve el proyecto, su cultura, factores ambientales, activos organizacionales,  salarios, factores motivacionales, procesos internos y externos de contratación, requisitos legales y otros no mencionados hacen que cada empresa tenga peculiaridades en la selección de su Capital humano factores fundamentales que todo gerente del proyecto debe de conocer para poder ser exitoso en la selección de los recursos.

Finalmente aún después de todo lo anterior, no existe garantía de éxito en dotar de recursos a un Proyecto, siempre va existir un grado de incertidumbre asociada, podemos a través de las buenas prácticas disminuir dicha incertidumbre, pero en cada Gerente de Proyecto exitoso vive un componente único que se complementa con las diferentes herramientas para lograr los objetivos planteados, ¿Esta en su ADN dicho componente?

Bibliografía

PMI. (2008). A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide). Project Management Institute. Pennsylvania.