Comparación Capítulo 10 del PMBOK – Gestión de las Comunicaciones y el Capítulo 10 del libro "Director Profesional de Proyectos" de Pablo Lledó

Introducción

Este documento tiene como objetivo el comparar el contenido del capítulo 10 Gestión de las Comunicaciones del Proyecto de la Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK) y del Capítulo 10 Comunicaciones del libro Director Profesional de Proyectos Cómo Aprobar el PMP® sin Morir en el Intento del autor Pablo Lledó, con el fin de poner en práctica métodos de análisis y ensayos, que signifiquen decisiones o  alternativas que como futuros administradores de proyectos tendremos que realizar  en situaciones futuras, con el propósito de sintetizar y aplicar en nuestras funciones.

 

El gestionar las comunicaciones involucra delimitar un conjunto de acciones y procedimientos mediante los cuales se despliegan una gran variedad de recursos para ofrecer el soporte en la labor de las organizaciones, orientando y matizando diferentes prioridades del proyecto tales como la realización de objetivos, la reducción de conflictos en la cohesión de los miembros, la creación de espacios de información, participación y opinión.

 

El lograr que la comunicación llegue sin bloqueos ni ruidos, al receptor, dependerá y será responsabilidad en gran manera del Gerente de Proyectos, y de los conocimientos de la normas del PMI, que este posea y lo aplique asertivamente, esto último es de altísima criticidad para el éxito de un proyecto, además en este ensayo   trata sobre los cinco procesos de la gestión de las comunicaciones:

 

Ø  Identificar a los Interesados: este proceso identifica a todas las personas u organizaciones impactadas por el proyecto.

Ø  Planificar las comunicaciones: en este proceso se determina cuáles serán las necesidades de información del proyecto.

Ø  Distribuir la información: en este proceso se define como llegará la información a disposición de los interesados.

Ø  Gestionar las expectativas de los interesados - satisface los requisitos de los interesados y resolver los conflictos entre los recursos humanos.

Ø  Informar el desempeño - comunicar el estado de avance del proyecto.

 

Desarrollo

Para poder visualizar correctamente lo que plantean ambos libros es necesario ponerlos en perspectiva mediante un cuadro comparativo de lo que plantea cada uno:

Cuadro N1

Comparativo entre PMBOK Y Director Profesional de Proyectos de Pablo Lledó

	Procesos gestión de las Comunicaciones	Cap. 10 Gestión de las Comunicaciones del  Proyecto (PMBOK)	Cap. 10 Comunicaciones (Pablo Lledó)	Similitudes	Diferencias
	Identificar a los Interesados	Entradas:	Entradas:	Ambos libros definen,Requisitos y requerimientos del proyecto. Herramientas y el Plan de gestión de las Comunicaciones, Lledo abarca lo que el PMBOK fija como necesario coincidiendo que se deben identificar los interesados desde el comienzo y analizar sus niveles de interés, expectativas, importancia e influencia en el proyecto.	Lledó no incluye en las entradas los Factores Ambientales y los Activos de los procesos de la Organizació,ni tampoco toma en cuenta el Juicio de Expertos en las Herramientas
		Acta de Constitución	Acta de Constitución
		Documentos de Adquisición	Documentos de Adquisición
		Factores ambientales de la empresa	Herramientas:
		Activos de los procesos de la organización	Análisis de los Interesados
		Herramientas:
		Análisis de los Interesados
		Juicio de Experto
		Salidas:	Salidas:
		Registro de los Interesados	Registro de los Interesados
		Estrategía de Gestión de los Interesados	Estrategía de Gestión de los Interesados
	Planificar las Comunicaciones	Entradas:	Entradas:	Ambos libros postulan: Planificar las Comunicaciones del  proyecto, las herramientas y las salidas del proceso, y las respuestas se debe dar  a preguntas como: ¿quién necesita?, ¿qué información?, ¿cuándo?, ¿cómo?, ¿cuántos canales?	En este apartado del PMBOK se extrae la importancia de este proceso para determinar las necesidades de información de los interesados en el proyecto y para definir cómo abordar las comunicaciones. Pablo Lledó menciona algo muy importante y es que no se debe comenzar a comunicar sobre la marcha, se debe hacer en forma anticipada y eficiente, siendo proactivos.
		Registro de los Interesados	Registro de los Interesados
		Estrategía de Gestión de los Interesados	Estrategía de Gestión de los Interesados
		Factores ambientales de la empresa
		Activos de los procesos de la organización	Herramientas:
		Herramientas:	Análisis de los Requisitos.
		Análisis de los Requisitos.	Tecnología de las Comunicaciones.
		Tecnología de las Comunicaciones.	Modelos de Comunicación
		Modelos de Comunicación	Métodos de Comunicación
		Métodos de Comunicación	Salidas:
		Salidas:	Plan de Gestión de las Comunicaciones.
		Plan de Gestión de las Comunicaciones.
		Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
	Distribuir la Información	Entradas:	Entradas:	Proceso en que se brinda la información relevante a disposición de los interesados en el proyecto durante todo su ciclo de vida. En ambos todo el proceso si no es igual la similitud es mayoritaría	El PMBOK indica que la distribución eficaz de la información incluye algunas técnicas como: modelos emisor-receptor, elección del medio, estilo de redacción, técnicas de gestión de reuniones, técnicas de presentación, técnicas de facilitación. Lledó resalta en su texto la importancia de las dimensiones de la comunicación al momento de distribuir la información (interna, externa, vertical, horizontal, escrita formal, escrita informal, oral formal, oral informal)
		Plan para la dirección del proyecto	Plan para la dirección del proyecto
		Informes de desempeño	Informes de desempeño
		Activos de los procesos de la organización
		Herramientas:	Herramientas:
		Métodos de Comunicación	Métodos de Comunicación
		Herramientas para la Distribución de la Información	Herramientas para la Distribución de la Información
		Salidas:	Salidas:
		Actualizaciones a los Activos de los procesos de la organización	Actualizaciones a los Activos de los procesos de la organización
	Gestionar las Expectativas de los Interesados	Entradas:	Entradas:	Ambos documentos coinciden en que es el director de proyecto el responsable de llevar a cabo el proceso de gestionar las expectativas de los interesados. Este proceso consiste en comunicarse y trabajar en conjunto con los interesados para satisfacer sus necesidades y abordar sus problemas, coinciden también coinciden en las habilidades que debe mostrar el director de proyectos para realizar esta gestión con los interesados, habilidades interpersonales como: confianza, resolución de conflictos, escucha efectiva, actitud hacia el cambio, negociación.	El Pmbok incluye en las entradas los Activos de los procesos de la Organización mientras que Lledó no los menciona.
		Registro de Interesados.	Registro de Interesados.
		Estrategía de Gestión de los Interesados	Estrategía de Gestión de los Interesados
		Plan para la dirección del proyecto	Plan para la dirección del proyecto
		Registro de Incidentes.	Registro de Incidentes.
		Activos de los procesos de la organización
		Herramientas:	Herramientas:
		Habilidades interpersonales	Habilidades interpersonales
		Métodos de Comunicación	Métodos de Comunicación
		Habilidades de Gestión	Habilidades de Gestión
		Salidas:	Salidas:
		Actualización al Plan de Dirección del Proyecto	Actualizaciones
		Actualización a los Documentos del Proyecto	Solcitudes de Cambio
		Actualizaciones a los Activos de los procesos de la organización
		Solcitud de Cambios
	Informar el Desempeño.	Entradas:	Entradas:	Ambos mantienen casi la misma estructura por lo que conciden en la mayoria de entradas, herramientas y salidas. Este es un proceso de recopilación y distribución de información sobre el desempeño mostrado, incluyendo informes de estado, mediciones del avance y proyecciones	Lledó manifiesta que durante este proceso se compara el estado actual en relación a sus líneas base, Lledó resume más las herramientas a utilizar para informar el desempeño: análisis de variación, métodos de proyección, métodos de comunicación y sistemas de informes El PMBOK incluye los Activos de los Procesos de la Organización asi como su actualización cosa que Lledó no incluye.
		Plan para la dirección del proyecto	Plan para la dirección del proyecto
		Información sobre el Desempeño del Trabajo.	Información sobre el Desempeño del Trabajo.
		Mediciones del Desempeño del Trabajo.	Mediciones del Desempeño del Trabajo.
		Proyecciones del Presupuesto.	Proyecciones del Presupuesto.
		Activos de los procesos de la organización
		Herramientas:	Herramientas:
		Análisis de Variación.	Análisis de Variación.
		Métodos de Proyección.	Métodos de Proyección.
		Métodos de Comunicación	Métodos de Comunicación
		Sistemas de Informes	Sistemas de Informes
		Salidas:	Salidas:
		Informes de desempeño	Informes de desempeño
		Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización	Solicitudes de Cambio
		Solicitudes de cambio

En resumen y como puede notarse en el cuadro anterior durante el cotejo de ambos documentos se podría resaltar que la principal similitud  conceptual es la descripción de los cinco procesos de gestión de las comunicaciones del proyecto. En el PMBOK se explica cada entrada, herramienta, y salida, y remite al lector a varios diagramas de flujo y gráficos explicando el contenido estudiado de una forma más extensa y completa, sin embargo la lectura de Lledó es más concisa sumamente eficiente y rica en aprendizaje.

 

Se puede observar como diferencia en ambas lecturas que el PMBOK antes de iniciar con la explicación de cada proceso de gestión, le explica al lector las dimensiones posibles de la actividad de comunicación: interna y externa, formal e informal, vertical y horizontal, oficial y no oficial, escrita y oral, verbal y no verbal. De la misma manera y a diferencia de Lledó, muestra una serie de habilidades de comunicación que son comunes a la dirección en general y a la dirección de proyectos.

 

Mapa Conceptual

Conclusiones

Ambos libros son definitivamente complementarios, mientras el PMBOK no se aleja de su estructura básica, Pablo Lledó de manera menos formal expone los detalles y formula estrategias para su aplicación.

Mantener una comunicación efectiva y asertiva en un proyecto es primordial para que obtener el logro de los objetivos y por consiguiente su  éxito, un solo error en la comunicación al principio del proyecto hará que todo de ahí en adelante no sea manejado de la mejor manera y por consiguiente  al final de la cadena entender un mensaje que es totalmente diferente al que se quiso indicar. Es de supra importancia una comunicación efectiva donde el receptor entienda el mismo mensaje que el emisor envió y no se dé cabida a malas interpretaciones.

La correcta aplicación de los cinco procesos que conforman la gestión de las Comunicaciones nos permitirá como Gerentes de Proyecto contar con mayores posibilidades de éxito en todas las fases del ciclo de vida del proyecto, y en los resultados finales, ya que esta debida gestión genera una lista de beneficios invaluables para el equipo de trabajo.

Se denota una correspondencia bastante importante en las recomendaciones que hace el PMI en su capítulo 10 hacia la gestión de las Comunicaciones, con los lineamientos sugeridos por Pablo Lledó en su libro, el PMBOK nos expone claramente los procesos a seguir y Lledó  plantea las dimensiones de la comunicación estableciendo un recursos amplio de formas de distribución de la información hacia los interesados las cuales se deben de tomar en cuenta,  partiendo entonces  de las competencias del Gerente  de proyectos para que este  exhorte a los involucrados de seguir estos lineamientos y persuadir de las buenas prácticas que generaran mayor probabilidades de lograr un Proyecto exitoso.

Ambas Lecturas se enfocan en entradas, herramientas y salidas para desarrollar los procesos Los ítem de entradas son muy similares en cada uno de los procesos, las cuales buscan una transformación mediante las herramientas descritas y obtener resultados como salidas. Las herramientas se plantean muy bien descritas en ambas libros, pero Pablo Lledó las ejemplifica mejor.  Al igual que las entradas las salidas son muy similares, pero el PMBOK explica mejor cuales documentos se tiene que actualizar en casos de ser necesario.

El gerente de proyectos no solo deberá mantener y tener la capacidad comunicarse bien sino que tiene que logar que las demás personas del equipo se comuniquen de la mejor manera, esto lo debe lograr utilizando las herramientas planteadas y en el tanto que lo consiga a lo largo del proyecto, minimizara el riesgo de comunicar algo que no es lo que quiere comunicar.

 En similitud, de ambos libros se concluye que la adecuada distribución de la información en tiempo y forma será primordial para cada uno de los interesados, las personas correctas deben recibir la información apropiada en el momento y por el medio adecuado.

Planificar las comunicaciones permite conocer con anterioridad el tipo de información, la frecuencia, el canal de información, además de saber quién recibirá la información, quién la aprobará y con que tecnología.

Los Informe del desempeño del proyecto, permite tomar decisiones que puedan corregir cualquier desviación que pueda existir de los objetivos y metas planteadas por proyecto.

Recomendaciones

Se debe de mantener como principal fuente de uso e información el Pmbok pero sin dejar de lado su complementariedad con otro tipo de lecturas como las de Pablo Lledó, ya que su contenido es más amplio y completo, el desarrollo del capítulo 10 es claro aunque más extenso que el del libro de Lledó, los conceptos se abarcan en su totalidad y su explicación es adecuada, además de que la revisión a la que está sujeta esta bibliografía es de la principal fuente en materia de administración de proyectos.

En definitivamente es fundamental la implementación de los cinco procesos principales para la gestión de las Comunicaciones del proyecto, es trascendental, independientemente del tamaño del proyecto que se esté gestionando, el Gerente de Proyectos debe ser garante y vigilante de que se cumplan los cinco procesos de la gestión de las comunicaciones y ser muy proactivo.

Asimismo es de suma importancia que tanto la organización como el Gerente del Proyecto logren generar una comunicación efectiva y asertiva, ya que en gran medida esto influirá en el éxito o el fracaso del proyecto, cabe subrayar que entre las principales habilidades a desempañar esta la negociación, ya que la misma ayudara a lograr acuerdos, resolver conflictos, prevenir impactos negativos, persuadir a los involucrados ya sean estos personas u organización para realizar las acciones necesarias para el cumplimiento de las diferentes fases del Proyecto.

No solo es necesario  ser un buen comunicador en cuando a la habilidad personal sino el saber desarrollar una buena gestión de la comunicación del proyecto.

Es necesario conocer que tipo de organización, que ambiente tiene y un listado de recursos disponibles, la información inicial facilitará una planificación realista y certera de lo que realmente se necesita en el desarrollo del proyecto.

Cada interesado identificado tiene necesidades diferentes de comunicación por lo que el gerente de proyecto debe coordinar que estas necesidades se cumplan. Conocer a los interesados de forma profunda ayuda a identificar cuales pueden afectar positiva y negativamente el proyecto, sabiendo que existen herramientas para la administración de los mismos que se pueden estar actualizado contante mente. Gestionar las expectativas de los interesados es un proceso recurrente durante todo el ciclo de vida del proyecto, una gestión correcta de la expectativas va a disminuir enormemente el riesgo que el Proyecto no alcance sus objetivos.

Debemos comunicar, y aprender a comunicar tal como se infiere de ambas lecturas. Muchas de las soluciones que buscamos para el beneficio de nuestros proyectos están ahí, es solamente saber comunicar nuestra necesidad para encontrar la solución.

La comunicación como instrumento imprescindible de todo proceso  permitirá explayar la imagen que la organización desea transmitir de sí misma, la eficiente presentación y suministro de labores reconocidas y compartidas, de la manera adecuada y en el momento preciso se convertirá en un motor de situaciones  que contribuirá a lograr el impacto deseado en su gestión.

Como complemento de estudio del PMBOK para optar por el PMP se recomienda utilizar el libro de Lledó, ya que servirá  como un importante libro guía que repasa y complementa la información que brinda el PMBOK, además de ser una gran herramienta de estudio para nutrir e incrementar nuestro conocimiento en conceptos tan importantes y claves para el crecimiento profesional.

Bibliografía

Lledó, Pablo. (2009). Director profesional de proyectos: como aprobar el PMP® sin morir en el intento., 2a ed. – Victoria, BC, Canadá. Copyright © 2009 Paul Leido.

Project Management Institute. Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®). Project Management Institute, Inc. Cuarta Edición. Estados Unidos, 2008.